もうすぐゴールデンウィーク！
ゴールデンウィークをはじめとする長期休暇にはいるとき、
会社などの電話はどうされていますか？？
そんなときは、
ゴールデンウィークならゴールデンウィーク専用の
留守番応答メッセージを録音しましょう。
もし、留守番応答メッセージがなければ、
休業中にお客様が電話してきたとき
繋がらない上、なんの情報も得られないことにがっかりしてしまいます。
お客様の信頼を逃がさないためにも、次にいつ電話がつながるかなど、
必要な情報を留守電応答メッセージ録音しておくようにしましょう。
印象のいい留守番応答メッセージの例をあげていますので
ご活用ください。
またメッセージを録音する際のポイントについても
整理してみましたのでご参考にされてください。
こんな方におすすめ
- ゴールデンウィーク留守番電話応答メッセージは何を入れればいい？
- ゴールデンウィーク用の留守電応答メッセージのサンプルが知りたい。
- 印象のいい留守番電話応答メッセージは何に気をつけたらいい？
録音用留守番電話応答メッセージの例文集
できるだけ的確な留守番電話応答メッセージを入れておきたいけれど、
いざ録音するとなると、何を録音すればよいか悩むものです。
次に２パターンのサンプル例文を載せておきます。
そのあとで、アレンジするに必要な項目も記載していますので、
アレンジされる場合はそのポイントをおさえてみてください。
- パターン１ 潔い短めの応答メッセージ
- パターン２ 丁寧な応答メッセージ
また、それぞれに録音機能がついている場合のサンプルもつけていますので
参考にしてください。
パターン１：潔い短めの応答メッセージ
潔い短めの留守番電話応答メッセージです。
句読点を意識してゆっくりめに読んで録音しよう！
お電話をありがとうございます。「（会社名 or 店舗名）」です。
誠に恐れ入りますが、当方は、ゴールデンウィーク期間、休業させていただいております。
営業開始は、5月6日の木曜日の朝10時からです。
またあらためてお電話をいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
お電話をありがとうございました。
※5月6日のところは営業開始日を入れてアレンジしましょう。
短めの応答メッセージの場合、大切なことは
お客様に対しての感謝を端的に、また、
お客様に対してどのような行動をとってほしいかを明確に伝えることです。
ポイント
お客様に対してどのような行動をとってほしいかを明確に伝えること
録音機能がある場合のアレンジ
句読点を意識してゆっくりめに読んで録音しよう！
お電話をありがとうございます。「（会社名 or 店舗名）」です。
誠に恐れ入りますが、当方は、ゴールデンウィーク期間、休業させていただいております。
営業開始は、5月6日の木曜日の朝10時からです。
恐れ入りますが、可能な場合は、お名前、お電話番号、ご用件を発信音のあとにお話ください。
5月6日以降に、担当者の方から折り返しご連絡させていただきます。
※5月6日のところは営業開始日を入れてアレンジしましょう。
録音機能がある留守番電話では、
録音してもらいたい内容をはっきり伝えなければ
トラブルになる可能性があります。
折り返し連絡をとることを考えて、
それに必要な下記の３つは
しっかり録音してもらうよう、明確に伝えましょう。
録音機能がある場合のポイント
お客様に録音してほしい内容
- お名前
- お電話番号
- ご用件
を明確に伝えること
パターン２：丁寧な応答メッセージ
丁寧な留守番電話応答メッセージです。
句読点を意識してゆっくりめに読んで録音しよう！
お電話をありがとうございます。「（会社名 or 店舗名）」です。
せっかくお電話をいただきましたが、当方は、ゴールデンウィークの期間中、休業させていただいております。
休業期間は、4月29日から5月5日まで、
営業開始は、5月6日の木曜日の朝10時からになります。
大変恐れ入りますが、5月6日以降に、
またあらためてお電話をいただきますよう、お願い申し上げます。
この度はお電話をいただきまして、ありがとうございました。
※休業期間や、営業開始日は該当日に変更しましょう。
丁寧なメッセージの場合も、大切なことは、
お客様に対して感謝の思いを丁寧に伝えることと、
次に営業する日時を明確に伝えること、
そして、とって欲しい行動を明確に伝えることです。
ポイント
お客様に対して感謝の思いを丁寧に伝え、
お客様にとってほしい行動を明確に伝えること
録音機能がある場合のアレンジ
句読点を意識してゆっくりめに読んで録音しよう！
お電話をありがとうございます。「（会社名 or 店舗名）」です。
せっかくお電話をいただきましたが、当方は、ゴールデンウィークの期間中、休業させていただいております。
休業期間は、4月29日から5月5日まで、
営業開始は、5月6日の木曜日の朝10時からになります。
ご用件のある方は、恐れ入りますが、ピーっという発信音のあとに、
「お名前」、「お電話番号」、「ご用件」をお話ください。
5月6日以降に折り返し担当者からご連絡を差し上げます。
この度はお電話をいただきまして、ありがとうございました。
※休業期間や、営業開始日は該当日に変更しましょう。
録音機能がある留守番電話では、
録音してもらいたい内容をはっきり伝えなければ
トラブルになる可能性があります。
折り返し連絡をとることに必要な下記の３つは
しっかり録音してもらうよう、明確に伝えましょう。
また、営業開始日からでしか連絡ができないことも、
しっかりと伝えるようにしましょう。
ポイント
録音してほしい内容
- お名前
- お電話番号
- ご用件
を明確に伝えること
営業再開日からしか連絡ができないことを伝えること
印象のいい留守番応答メッセージの作成のポイント
留守番電話応答メッセージだからといって、侮れません。
大きな契約が電話ひとつでつながることもあります。
できるだけ印象のいい留守番電話応答メッセージで
お客様に対応するために、
応答メッセージ作成ポイントをまとめました。
- 電話をかけてきてくれたことに対するお礼を伝える
- 会社名をしっかり名乗る
- 休業の理由を伝える（休業期間も）
- 営業の開始の日を伝える
- お客様にとって欲しい行動やこちらがとる行動について伝える
① 電話をかけてきてくれたことに対するお礼を伝える
わざわざ電話をかけてきてくれたことに対する
感謝の気持ちをしっかり表しましょう。
お礼のことばで伝えましょう。
② 会社名をしっかり名乗ること
会社名や屋号を伝え忘れていることは意外とよくあります。
どこに電話がかかっているかお客様にしっかり伝えましょう。
③ 休業の理由を伝える
休業になっている理由を端的に伝えましょう。
どんな理由で休業になっているかは
かけてきたお客様が知りたいはずです。
休業は労働に必要な権利です。
胸をはって凛として伝えましょう。
また、休業の期間がどれくらいあるのかを明確に伝えましょう。
④ 営業開始の日を伝える（休業期間も）
次の営業開始日を伝えることで、
お客様も毎日確認の電話をする必要がなくなり、予定が立ちます。
営業開始がいつになるかはしっかり明確に伝えましょう。
⑤ お客様にとってほしい行動やこちらがとる行動について伝える
これが重要です。
次に営業日以降にまた電話をかけてきてもらいたいのか、
伝言メッセージをいれてもらいたいのか、
お客様に次にとってもらいたい行動を
明確に丁寧にお願いしましょう。
「担当者から折り返しご連絡を差し上げます」など、
こちらがとる行動も伝えると、
お客様は安心します。
メッセージの最後には、「この度は、お電話ありがとうございました。」と、
もう一度お礼を伝えましょう。
印象のいい留守番電話応答メッセージ録音の発声ポイント！
電話機についている応答メッセージ録音機能の音質はそれほど良いとは言えません。
できるだけ声の印象がこもらず、明るく届くように、
以下のことに気をつけてみましょう。
印象のいい声へむけて発声ポイント
- まっすぐより少しだけ上をむいて、発声するように意識する
- いつもよりゆっくりめに、１語ずつ大切に発声する
- 句読点を意識する
意識するだけで声の印象はかなり変わります。
まとめ
以上が、
印象のいい留守番電話応答メッセージの例文と注意点でした。
今回は以上です。
ありがとうございました！
